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Com a reforma Universitária de 1970, foi assegurada às Unidades recém criadas, uma estrutura mínima necessária para o início de suas atividades, estrutura essa representada por um Diretor Pró-Tempore, um Secretário Assistente de Diretoria, Seções de Alunos e de Protocolo.

O Prof. Paulo Sawaya foi designado Diretor Pró-Tempore. Os funcionários que contribuíram para a instalação da Administração do Instituto de Biociências foram cedidos pela Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras, a partir de 12 de fevereiro de 1970, conforme Portaria SP(CA) nº 15/70.

O Sr. Rubens Alfredo de Pilla, Chefe da Seção de Patrimônio da FFCL, foi indicado para o cargo de Secretário, o Sr. Flávio Hipólito Rodrigues foi designado responsável pela Seção de Alunos auxiliado pela Sra. Clarice Dabbur.

Para a Seção de Protocolo o Prof. Eurípedes Simões de Paula, Diretor da FFCL designou a Sra Maria Helena da Silva Leme, a qual juntamente com os serviços de recebimento, registro e controle dos documentos, iniciou também a guarda da documentação que hoje integra o Arquivo do IB.

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Os serviços administrativos foram abrigados em espaços cedidos pelo Departamento de Fisiologia Geral, no 1º e 2º pavimentos da ala direita do Edifício Zoologia, onde o Diretor Pró-Tempore exercia também a função de Chefe do Departamento.

Inicialmente a Seção de Alunos funcionou sob a escada do saguão do Edifício Zoologia, onde foram realizadas as matrículas dos alunos de graduação em 1970. A Seção de Protocolo dividia uma sala com o Secretário. Durante o ano de 1970 a FFCL encarregou-se dos serviços de Pessoal, Compras e Contabilidade para que as unidades recém criadas pudessem organizar seus setores administrativos.

No início de 1970 foi instalada a Seção de Contabilidade sob a responsabilidade do Sr. Jack Frederick Gebara, funcionário da FFCL cuja transferência oficializou-se em 11.12.1970.

O Prof. Paulo Sawaya no período de 1966/1970, a convite do Conselho Estadual de Educação, exerceu a função de Diretor da FFCL de Rio Claro, órgão subordinado a CESESP – Coordenadoria do Ensino Superior do Estado de São Paulo, que hoje integra a UNESP – Universidade Estadual Paulista “Julio de Mesquita Filho”.

O Sr. Luis Roberto Prado, funcionário da FFCL - Rio Claro, em 1970, foi convidado para atuar na instalação da Contabilidade do IB e sua transferência foi oficializada em 12.08.1971.

Em meados de 1970, a Sra. Elza Farah, que exercia a função de Auxiliar de Ensino no Departamento de Fisiologia Geral, cuidou pessoalmente dos processos de credenciamento dos cursos de pós-graduação do Instituto de Biociências, auxiliada pela Sra. Maria Alice Farah Calil Antonio contratada em 1971. Em 07.08.1973 foi contratado o Sr. Renato de Oliveira que ficou responsável pela Seção de Pós-Graduação.

Em 11.9.1970, o Prof. Paulo Sawaya exercia a função de Diretor do Instituto de Biologia Marinha e designou o funcionário do IBMar, Sr. Vicente Rudney Luca, para organizar a Seção de Material (Patrimônio, Compras e Almoxarifado).

O Sr. Antonio Moreira Dias, funcionário da FFCL, foi transferido para o IB em 06.05.1971 para organizar a Seção de Pessoal.

A Tesouraria teve seu início em 08.08.1972 com a transferência da Sra. Yedd Cardoso Weihs, funcionária da Reitoria.

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Passado o período de instalação, a Diretoria, sala de Congregação e seções administrativas, foram alojadas no 2º pavimento do Edifício Zoologia onde hoje estão instalados a Secretaria e docentes do Departamento de Ecologia.

Permaneceram nas salas inicialmente ocupadas, no 1º pavimento, apenas as Seções de Alunos de Graduação e de Pós-Graduação.

Em 1981 a administração do Instituto de Biociências foi transferida para o prédio que ocupa atualmente.

As novas instalações da Administração foram concretizadas devido ao empenho do Diretor, Prof. Dr. Walter Narchi, que conseguiu recuperar o edifício construído originalmente para funcionar como biotério de animais para experimentos dos Departamentos de Fisiologia Geral e Zoologia, e que estava sendo ocupado por outras Instituições.

Foi na gestão do Prof. Walter Narchi que ocorreram significativas alterações na organização da administração. Com a aposentadoria do Sr. Rubens Alfredo de Pilla, em 1979, a função anterior de “Secretário” foi transformada, primeiramente em Assistência Acadêmica, ocupada pelo Sr. Luis Roberto Prado e Assistência Administrativa, ocupada pelo Sr. Fausto de Ales, funcionário aposentado do Instituto Oceanográfico.

Em 1982 foi proposta nova alteração na divisão das áreas, criando-se a Assistência Financeira que passou a ser ocupada pelo Sr. Fausto de Ales e a Administrativa passou para a responsabilidade do Sr. Luiz Fernando de Gouveia Buffolo, funcionário da Reitoria.